Списания в ресторане: виды, причины и правильное оформление

Списания продуктов съедают до 15% выручки ресторанов при отсутствии контроля. Владельцы замечают проблему через несколько месяцев работы, когда анализируют цифры и обнаруживают разрыв между закупками и продажами.

Правильное списание продуктов требует понимания причин и методов учета. Естественная убыль при хранении, потери при обработке, бракованные блюда, просроченные товары — каждая категория оформляется по-своему. Система учета ресторана автоматизирует процесс и показывает, сколько реально теряет заведение на каждом этапе от склада до гостя.

Основные виды списаний в ресторанном бизнесе

Расход продуктов делится на плановый и внеплановый. Плановые потери закладываются в технологические карты — мясо теряет 25-30% веса при термической обработке, овощи при чистке от 15% до 40% в зависимости от вида.

Внеплановые списания возникают из-за брака, порчи, ошибок персонала. Повар пересолил блюдо — нужно списать ингредиенты. Официант разбил тарелку с готовым заказом — еще одно списание. Каждый случай фиксируется отдельно.

Потеря при хранении зависит от условий на складе и кухне. Неправильная температура в холодильнике приводит к преждевременной порче. Нарушение правил товарного соседства ускоряет процессы окисления. Эти факторы должны контролироваться ежедневно.

Излишек при инвентаризации тоже требует списания в обратную сторону. Если по учету должно быть 10 килограммов муки, а фактически 12 — разницу приходуется. Но это редкая ситуация, чаще встречается недостача.

Технологические карты и нормы расхода на кухне

Технологический расчет блюда включает вес каждого ингредиента до и после обработки. Вес сырого картофеля 200 граммов даст 140-150 граммов готового гарнира. Разница списывается как технологические потери.

Карты составляются на все позиции меню без исключения. Салат, суп, горячее, десерт — для каждого блюда прописан точный расход продуктов. Без этого невозможно рассчитать себестоимость и контролировать списания.

ПО для ресторанного бизнеса хранит техкарты в электронном виде и списывает продукты автоматически при продаже. Гость заказал стейк — программа вычла из остатков точное количество мяса, специй, гарнира согласно рецептуре.

Себестоимость блюда пересчитывается при изменении закупочных цен. Поставщик поднял цену на говядину на 20% — программа моментально показывает новую калькуляцию всех стейков в меню. Управлять ценообразованием без этого невозможно.

Количество ингредиента в рецептуре влияет на маржинальность. Если повар кладет на 30% больше сыра в пиццу, чем указано в карте, фактическая себестоимость растет, а прибыль падает. Контроль порций критичен.

Документальное оформление списаний и отчетность

Составлять акты списания нужно на каждую категорию отдельно. Естественная убыль оформляется одним документом за месяц, брак фиксируется по факту возникновения, порча по истечении сроков годности требует отдельного акта.

Отчет по списаниям формируется ежемесячно для анализа структуры потерь. Видно по каким позициям списания выше нормы, где проблема с хранением, какие блюда чаще идут в брак. Проанализировать эти данные — задача управляющего.

Месяц достаточный период для выявления закономерностей. Если списания мяса систематически выше на 5-7%, проблема либо в поставщике, либо в условиях хранения, либо в воровстве. Нужно разбираться в причинах конкретно.

Полный учет требует фиксации даже мелких списаний. Разбили бутылку масла — 500 миллилитров ушло в акт. Пролили молоко при приготовлении капучино — списали объем. Без внимания к деталям картина искажается.

Работа с документацией отнимает время при ручном ведении. Акты на бумаге, сверка с бухгалтерией, поиск ошибок — все это замедляет процессы. Автоматизация сокращает трудозатраты в несколько раз.

Контроль списаний через складской учет

Склад — первая точка контроля движения товаров. Приемка от поставщика, выдача на кухню, возврат неиспользованных остатков — каждая операция фиксируется в системе складского учета.

Вести учет в разрезе партий позволяет отслеживать сроки годности. Молоко пришло 15-го числа со сроком до 22-го — программа напомнит о необходимости использовать его в первую очередь. Товар с истекающим сроком списывается до порчи.

Проводить сверку остатков между складом и кухней нужно еженедельно. Повара заказали 20 килограммов курицы, по факту использовали 18 — 2 килограмма должны остаться на кухне или вернуться на склад. Расхождения выявляются сразу.

Системе достаточно нескольких секунд для формирования отчета по движению любого продукта. Когда завезли, сколько выдали, что списали, остаток на текущий момент. Посмотреть историю можно за любой период.

Помощь автоматизации особенно заметна при работе с несколькими точками. Ресторана и кафе в разных локациях требуют централизованного учета. Видеть остатки на всех складах одновременно критично для планирования закупок.

Минимизация необоснованных потерь и влияние на прибыль

Прибыли напрямую зависит от контроля списаний. Если заведение теряет 15% продуктов против нормативных 8-10%, разница в 5-7% оборота уходит в пустоту. На месячной выручке это существенные деньги.

Персонала обучение снижает потери от ошибок. Повар должен знать технологию приготовления блюда точно, официант — правильно принимать заказы, чтобы не возникало возвратов. Работать по стандартам — основа минимизации брака.

Хранение продуктов требует соблюдения температурного режима и правил товарного соседства. Рыба рядом с молочными продуктами приводит к ускоренной порче обоих. Дорогой товар особенно чувствителен к условиям.

Стоит внедрять контроль выдачи со склада. Повар берет продукты под роспись, вечером сверяются остатки. Стать материально ответственным лицом означает отвечать за сохранность товара. Задача владельца — выстроить систему, где воровать сложно.

Учет работы курьеров и доставки также влияет на списания. Курьер разлил напиток при транспортировке — нужен акт списания. Заказ вернулся из-за опоздания — блюдо списывается в утиль.

Системный подход к учету и анализу расходов

Учет списаний должен быть частью общей системы управления рестораном. Отдельно считать потери неэффективно — нужна связка с закупками, производством, продажами. План закупок строится на основе фактического расхода с учетом нормативных списаний.

Компания Restasystem интегрирует все процессы в единую систему. От приемки товара до списания готового блюда. Деньги перестают утекать через щели в учете, когда каждое движение продукта фиксируется автоматически.

Несколько категорий аналитики работают параллельно. Списания по видам продуктов, по причинам, по ответственным лицам, по периодам времени. Должно быть понятно где именно происходят основные потери.

Принимать решения можно только на основе полных данных. Выше ли списания в выходные из-за большего потока гостей или из-за нехватки персонала на кухне? Решение разное в зависимости от причины.

Начала работы с системой учета достаточно для понимания масштаба проблемы. Первый месяц показывает реальную картину потерь. Правильно настроенный учет окупается через снижение необоснованных списаний уже в первые месяцы работы.

Влиять на рентабельность ресторана можно через контроль каждого процента потерь. Сколько заведение теряет сейчас и сколько может терять при правильной организации — разница показывает потенциал роста прибыли. Достаточно начать считать, чтобы увидеть резервы. Дальнейший рост бизнеса строится на точных данных, а не на предположениях. Уровень контроля определяет финансовый результат.