Инвентаризация в кафе: виды, правила проведения и оформление документов

Инвентаризация выявляет реальное состояние запасов. Владельцы кафе часто обнаруживают расхождения на 10-15% между учетными записями и фактическими остатками. Недостачи, порча продуктов, ошибки при списании — все это всплывает при составлении учета.

Проводить инвентаризацию нужно регулярно, а не только перед проверками. Чем чаще контролируете остатки, тем быстрее находите проблемы. Складской учет в кафе автоматизирует процесс и сокращает время подсчета с нескольких часов до 20-30 минут.

Виды инвентаризации и когда начинать

Полный подсчет охватывает все товары на складе, кухне, в баре. Проводят раз в квартал или при смене материально ответственного лица. Проверяют продукты, напитки, инвентарь, заготовки.

Отдельный вид — выборочная проверка критичных позиции. Алкоголь, кофе, мясо считают чаще, иногда ежедневно. Эти товары дороже и продаются быстрее, контроль здесь жестче.

Внеплановая инвентаризация запускается при подозрении на кражу или серьезных расхождениях в учет. Если программа показывает одни сведения, а физически продуктов меньше — необходимость срочной проверки очевидна.

Начинать стоит с открытия заведения. Первая процедура фиксирует стартовые остатки, от которых идет дальнейший расход. Без этого невозможно отслеживать движение товаров корректно.

Как проводить инвентаризацию самостоятельно

Подсчет требует подготовки. Назначать комиссию из нескольких сотрудник, чтобы исключить манипуляции со стороны материально ответственных лиц, минимум два человека пересчитывают, третий записывает.

Нужно проводить проверку после закрытия смены или в нерабочее время. Во время продаж точный подсчет невозможен — товар постоянно перемещается между складом и кухней.

Срок годности проверяют обычным образом параллельно с подсчетом количества. Просроченные продукты списывают отдельной строкой. Продукты питания требуют особого внимания к датам — молочные продукты, зелень, выпечка портятся быстро.

Результаты заносят в таблицу или специальную форму. Фиксируют наименование, единицу измерения, учетное количество, фактическое количество, разницу. Исправлять записи задним числом запрещено — это нарушение.

Система учета в кафе позволяет вести инвентаризацию в электронном виде. Сканируете товар — программа подтягивает учетный остаток, вы вводите фактический. Разница считается автоматически.

Автоматизация процесса через POS-систему

Автоматизация упрощает в проведении инвентаризации в разы. POS-система хранит сведения по каждой позиция, знает движение со времени последней поставки.

Система списывает продукты при приготовлении блюд по техническим картам. Официант пробивает заказ на латте — программа вычитает молоко, кофе, сироп. Теоретический расход всегда под контролем.

Анализ расхождений выявляет проблемные зоны. Если по меню должно уйти 10 литров молока, а фактически ушло 12 — проблема в приготовление или воровстве. Персонал может наливать больше нормы или выносить товар самостоятельно.

Способ интеграции с накладными поставщиков экономит время. Загружаете документ от поставщика — система добавлять товар на склад автоматически. Выбирать вручную каждую позиции не нужно.

Управления запасами становится прозрачным. Видите что заканчивается, что пора заказывать, что лежит без движения. Решение по закупкам принимаете на основе фактов, а не догадок.

Работа с расхождениями и сохранение данных

Расхождения бывают всегда. Обычный показатель — до 2-3% от оборота. Выше — необходимость разбираться в причинах и контролировать процессы жестче.

Избегать списаний невозможно. Продукты портятся, стекло бьется, часть товара теряется при обработке. Правильный учет учитывает естественные потери и отделяет их от кражи или ошибок.

Сохранение результатов инвентаризации обязательно. Документы хранят минимум три года для проверок. Электронный учет упрощает архивацию — все сведения в системе, доступ по клику.

Syrve бухгалтерия интегрируется с бухгалтерским ПО. Результаты инвентаризации передаются напрямую, дублирование данных исключено. Установить связку занимает один день, дальше все работает автоматически.

Прибыль напрямую зависит от точности учета. Недоучет на 5% означает потерю значительной части маржи. Кофейне или небольшому кафе это критично — разница между прибылью и убытком может быть именно в этих процентах.

Частые ошибки при инвентаризации

Пропуск позиции — типичная проблема. Сотрудник забывает про запас в подсобке или заготовки в холодильнике. Кухня имеет несколько зон хранения, все нужно проверять.

Подсчет во время работы заведения дает искаженные сведения. Товар перемещается, что-то продалось, что-то готовится. Точность в таких условиях невозможна.

Отсутствие документального оформления создает проблемы при проверках. Устный подсчет не имеет юридической силы. Системе нужны зафиксированные данные для корректировки остатков.

Игнорирование срока годности приводит к штрафам и репутационным рискам. Продукт с истекшим сроком должен списываться сразу, а не учитываться как годный товар.

Restasystem работает с заведениями питание любого формата. Кофеен, ресторана, сетевых точек — везде необходимость в точном учете одинаково важна. Первая инвентаризация в программе занимает время на обучение. Вторая уже в три раза быстрее.

От разовых проверок к системному учету

Проводить инвентаризацию регулярно — основа контроля над бизнесом. Товар на складе должен совпадать с учетными записями, иначе вы теряете деньги.

Автоматизация процесса через POS-систему сокращает трудозатраты и повышает точность. Проводить учет вручную можно, но это долго и чревато ошибками. Современные решения делают задачу проще и быстрее.

Инвентаризация в кафе — не формальность для проверок, а инструмент управления. Регулярный контроль помогает избегать недостач, вовремя заказывать товар, контролировать персонал и сохранять прибыли.