З чого розпочати автоматизацію складського обліку ресторану: покроковий план для керівника

Давайте відверто: складський облік — найнудніша, але й найважливіша частина ресторанного бізнесу. Саме тут, серед коробок з продуктами та пляшок з напоями, ховаються ваші гроші. Нестачі, крадіжки, зіпсовані продукти — все це б’є по кишені сильніше, ніж невдала рекламна кампанія. А намагатися вести облік у зошиті у XXI столітті — це як намагатися обігнати гоночний болід на самокаті.

Вихід один — автоматизація складського обліку ресторану. Але з чого почати? Куди бігти? Що купувати? Без паніки. Ось покроковий план, який допоможе вам автоматизувати облік у ресторані та взяти фінанси під контроль.

Автоматизація складського обліку ресторану: вибираємо програмне забезпечення для ресторану

Крок 1: Вибір правильного софту, щоб правильно працювала автоматизація ресторанів

Перший і найголовніший крок — вибрати правильне програмне забезпечення для ресторану. Це фундамент, на якому будуватиметься вся ваша система автоматизації. Неправильний вибір тут обійдеться дорого: витраченим часом, грошима та нервами співробітників.

На що дивитися при виборі програми для ресторану?

• Комплексність. Ідеальний софт для кафе — це не просто програма обліку. Це ціла екосистема, яка об’єднує POS-термінал, склад, кухню та аналітику. Ресторан та система обліку повинні працювати як єдине ціле.
• Спеціалізація. Вам потрібна саме програма для громадського харчування, а не універсальне рішення для магазину. Вона повинна «розуміти» технологічні карти, списання, роботу з напівфабрикатами.
• Масштабованість. Навіть якщо у вас сьогодні одне маленьке кафе чи ресторан, завтра це може бути програма для мережі ресторанів. Переконайтеся, що програмне забезпечення зможе рости разом із вами.

Хороша програма для ресторану та система — це інвестиція в якість обслуговування та ефективність роботи.

Як впровадити систему обліку для ресторанів

Крок 2: Підготовка та оцифрування даних обліку для ресторану

Отже, ви вибрали програмне забезпечення. Що далі? Не поспішайте одразу встановлювати його на всі комп’ютери. Спочатку потрібно підготувати основу для вашої системи автоматизації — дані.

Це найкропіткіший етап, але без нього ніяк. Вам потрібно:

1. Провести повну інвентаризацію. Перерахуйте абсолютно всі залишки на складі. Так, це нудно, але необхідно для старту з чистого аркуша.
2. Створити технологічні карти. Пропишіть точний рецепт для кожної страви та напою в меню: скільки грамів якого продукту йде на одну порцію.
3. Внести всіх постачальників. Зберіть в одному місці контакти, прайс-листи та умови роботи з усіма вашими контрагентами.

Цей етап — основа для коректного обліку для ресторану. Чим точніше ви все внесете, тим менше буде похибок у майбутньому.

Крок 3: Налаштування та навчання команди обліку в ресторані

Тепер можна встановлювати та налаштовувати вашу систему автоматизації обліку. Але сама по собі програма для автоматизації кафе не запрацює. Ключ до успіху — ваша команда.

• Навчання — це обов’язково! Ваш офіціант, бармен, кухар та адміністратор повинні розуміти, як працювати в новій системі обліку. Багато розробників пропонують курси, наприклад, навчання syrve (як відомий стандарт індустрії) або аналоги для інших програмних рішень. Не економте на цьому.
• Розмежуйте права доступу. Не всім співробітникам потрібен доступ до всієї інформації. Програма для обліку ресторанного бізнесу повинна дозволяти гнучко налаштовувати, хто що бачить: офіціант — тільки свої замовлення, а керуючий — повний звіт.
• Тестовий запуск. Перш ніж переводити весь заклад на нову систему, попрацюйте в ній кілька днів у тестовому режимі. Це допоможе виявити помилки та «вузькі місця» без шкоди для гостей.

Автоматизація ресторану: що ви отримуєте після встановлення програми автоматизації кафе та ресторанів

Коли система автоматизації ресторану запущена і працює, ви отримуєте абсолютно новий рівень контролю над вашим бізнесом.

Ви зможете:

• Бачити залишки на складі в реальному часі. Більше ніяких «ой, у нас закінчився лосось» у годину пік.
• Контролювати фудкост. Програма для кафе буде автоматично перераховувати собівартість страв при зміні закупівельних цін.
• Аналізувати продажі. Ви будете точно знати, які позиції приносять прибуток, а які — ні.
• Оптимізувати закупівлі. Система підкаже, що і в якій кількості потрібно замовити.

Автоматизація ресторану syrve ціна — це не про складні технології, це про порядок і здоровий глузд. Це можливість перестати гасити пожежі та почати стратегічно управляти рестораном. Наша програма дозволяє (будь-яка якісна програма автоматизації) зробити роботу закладу прозорою. Це перший і найважливіший крок на шляху від просто закладу до високоприбуткового проєкту у сфері автоматизації ресторанного бізнесу. Готові зробити цей крок?