Списання в ресторані: види, причини та правильне оформлення

Списання продуктів з’їдають до 15% виручки ресторанів за відсутності контролю. Власники помічають проблему через кілька місяців роботи, коли аналізують цифри та виявляють розрив між закупівлями та продажами.

Правильне списання продуктів вимагає розуміння причин та методів обліку. Природна убуток при зберіганні, втрати при обробці, браковані страви, прострочені товари — кожна категорія оформляється по-своєму. Система обліку ресторану автоматизує процес та показує, скільки реально втрачає заклад на кожному етапі від складу до гостя.

Основні види списань у ресторанному бізнесі

Витрата продуктів ділиться на планову та позапланову. Планові втрати закладаються в технологічні карти — м’ясо втрачає 25-30% ваги при термічній обробці, овочі при чищенні від 15% до 40% залежно від виду.

Позапланові списання виникають через брак, псування, помилки персоналу. Кухар пересолив страву — потрібно списати інгредієнти. Офіціант розбив тарілку з готовим замовленням — ще одне списання. Кожен випадок фіксується окремо.

Втрата при зберіганні залежить від умов на складі та кухні. Неправильна температура в холодильнику призводить до передчасного псування. Порушення правил товарного сусідства прискорює процеси окиснення. Ці фактори повинні контролюватися щодня.

Надлишок при інвентаризації теж вимагає списання в зворотному напрямку. Якщо за обліком має бути 10 кілограмів борошна, а фактично 12 — різницю оприбутковують. Але це рідкісна ситуація, частіше зустрічається нестача.

Технологічні карти та норми витрат на кухні

Технологічний розрахунок страви включає вагу кожного інгредієнта до та після обробки. Вага сирої картоплі 200 грамів дасть 140-150 грамів готового гарніру. Різниця списується як технологічні втрати.

Карти складаються на всі позиції меню без винятку. Салат, суп, гаряче, десерт — для кожної страви прописана точна витрата продуктів. Без цього неможливо розрахувати собівартість та контролювати списання.

ПЗ для ресторанного бізнесу зберігає техкарти в електронному вигляді та списує продукти автоматично при продажу. Гість замовив стейк — програма віднята з залишків точну кількість м’яса, спецій, гарніру згідно з рецептурою.

Собівартість страви перераховується при зміні закупівельних цін. Постачальник підняв ціну на яловичину на 20% — програма миттєво показує нову калькуляцію всіх стейків у меню. Управляти ціноутворенням без цього неможливо.

Кількість інгредієнта в рецептурі впливає на маржинальність. Якщо кухар кладе на 30% більше сиру в піцу, ніж вказано в карті, фактична собівартість зростає, а прибуток падає. Контроль порцій критичний.

Документальне оформлення списань та звітність

Складати акти списання потрібно на кожну категорію окремо. Природна убуток оформляється одним документом за місяць, брак фіксується за фактом виникнення, псування по закінченню термінів придатності вимагає окремого акту.

Звіт по списаннях формується щомісяця для аналізу структури втрат. Видно по яких позиціях списання вище норми, де проблема зі зберіганням, які страви частіше йдуть у брак. Проаналізувати ці дані — завдання керуючого.

Місяць достатній період для виявлення закономірностей. Якщо списання м’яса систематично вище на 5-7%, проблема або в постачальнику, або в умовах зберігання, або в крадіжці. Потрібно розбиратися в причинах конкретно.

Повний облік вимагає фіксації навіть дрібних списань. Розбили пляшку олії — 500 мілілітрів пішло в акт. Пролили молоко при приготуванні капучино — списали об’єм. Без уваги до деталей картина спотворюється.

Робота з документацією відбирає час при ручному веденні. Акти на папері, звірка з бухгалтерією, пошук помилок — все це сповільнює процеси. Автоматизація скорочує трудовитрати в кілька разів.

Контроль списань через складський облік

Склад — перша точка контролю руху товарів. Приймання від постачальника, видача на кухню, повернення невикористаних залишків — кожна операція фіксується в системі складського обліку.

Вести облік у розрізі партій дозволяє відстежувати терміни придатності. Молоко прийшло 15-го числа з терміном до 22-го — програма нагадає про необхідність використати його в першу чергу. Товар із закінчуваним терміном списується до псування.

Проводити звірку залишків між складом та кухнею потрібно щотижня. Кухарі замовили 20 кілограмів курки, за фактом використали 18 — 2 кілограми повинні залишитися на кухні або повернутися на склад. Розбіжності виявляються одразу.

Системі достатньо кількох секунд для формування звіту по руху будь-якого продукту. Коли завезли, скільки видали, що списали, залишок на поточний момент. Подивитися історію можна за будь-який період.

Допомога автоматизації особливо помітна при роботі з кількома точками. Ресторану та кафе в різних локаціях вимагають централізованого обліку. Бачити залишки на всіх складах одночасно критично для планування закупівель.

Мінімізація необґрунтованих втрат та вплив на прибуток

Прибуток напряму залежить від контролю списань. Якщо заклад втрачає 15% продуктів проти нормативних 8-10%, різниця в 5-7% обороту йде в порожнечу. На місячній виручці це суттєві гроші.

Навчання персоналу знижує втрати від помилок. Кухар повинен знати технологію приготування страви точно, офіціант — правильно приймати замовлення, щоб не виникало повернень. Працювати за стандартами — основа мінімізації браку.

Зберігання продуктів вимагає дотримання температурного режиму та правил товарного сусідства. Риба поряд з молочними продуктами призводить до прискореного псування обох. Дорогий товар особливо чутливий до умов.

Варто впроваджувати контроль видачі зі складу. Кухар бере продукти під розпис, ввечері звіряються залишки. Стати матеріально відповідальною особою означає відповідати за збереження товару. Завдання власника — вибудувати систему, де красти складно.

Облік роботи кур’єрів та доставки також впливає на списання. Кур’єр пролив напій при транспортуванні — потрібен акт списання. Замовлення повернулося через запізнення — страва списується в утиль.

Системний підхід до обліку та аналізу витрат

Облік списань має бути частиною загальної системи управління рестораном. Окремо рахувати втрати неефективно — потрібна зв’язка із закупівлями, виробництвом, продажами. План закупівель будується на основі фактичної витрати з урахуванням нормативних списань.

Компанія Restasystem інтегрує всі процеси в єдину систему. Від приймання товару до списання готової страви. Гроші перестають витікати через щілини в обліку, коли кожен рух продукту фіксується автоматично.

Кілька категорій аналітики працюють паралельно. Списання за видами продуктів, за причинами, за відповідальними особами, за періодами часу. Має бути зрозуміло де саме відбуваються основні втрати.

Приймати рішення можна тільки на основі повних даних. Чи вище списання у вихідні через більшого потоку гостей чи через нестачу персоналу на кухні? Рішення різне залежно від причини.

Початку роботи з системою обліку достатньо для розуміння масштабу проблеми. Перший місяць показує реальну картину втрат. Правильно налаштований облік окупається через зниження необґрунтованих списань вже в перші місяці роботи.

Впливати на рентабельність ресторану можна через контроль кожного відсотка втрат. Скільки заклад втрачає зараз і скільки може втрачати при правильній організації — різниця показує потенціал зростання прибутку. Достатньо почати рахувати, щоб побачити резерви. Подальший ріст бізнесу будується на точних даних, а не на припущеннях. Рівень контролю визначає фінансовий результат.