Скільки насправді коштує ваш капучіно: організація управлінського обліку у кафе

Ваш виторг за день б’є рекорди, гості задоволені, а бариста не встигає пробивати чек. Здається, що ваш бізнес процвітає. Але коли приходить час платити оренду та зарплати, грошових коштів на рахунку чомусь не вистачає. Знайома ситуація? Це класична ознака того, що ви дивитеся на свій ресторан очима гостя, а не власника.

Проблема в тому, що виторг — це ще не прибуток. Щоб зрозуміти, скільки ви насправді заробляєте, потрібен управлінський облік. Розберімося на простому прикладі з чашкою капучино, що це таке і чому без нього будь-який заклад у сфері громадського харчування ризикує прогоріти.

Управлінський облік у кафе: навіщо він потрібен, якщо є бухгалтерський?

Що таке управлінський облік у ресторані та навіщо він потрібен

Одразу розмежуємо поняття. Бухгалтерський облік потрібен для податкової. Він показує загальні цифри та стежить, щоб усе було за законом. А управлінський облік у кафе — це ваш особистий навігатор. Він для вас і вашого керуючого. Його головне завдання — показати реальну картину доходів і витрат, щоб ви могли приймати правильні управлінські рішення.

Роль управлінського обліку в тому, щоб вести управлінський облік і дати відповіді на найважливіші питання:

• Яка реальна собівартість кожної страви?
• Які позиції в меню приносять прибуток, а які тягнуть вас на дно?
• Куди йде кожна гривня і як можна оптимізувати витрати?

Без цих даних управління рестораном перетворюється на сліпе блукання. Облік у ресторанному бізнесі є ключовим завданням.

Як розрахувати реальну собівартість кави

Отже, скільки коштує ваше капучино? Перша думка — додати вартість кави, молока та стаканчика. Це називається прямі витрати, або фудкост. Але це лише верхівка айсберга обліку в громадському харчуванні.

Справжня собівартість включає:

1. Прямі витрати: Зерно, молоко, цукор, стакан, кришка, серветка.
2. Непрямі виробничі витрати: Оренда приміщення, комунальні платежі, зарплата баристи та прибиральниці, амортизація кавомашини. Ведення управлінського обліку в ресторані вимагає врахування всіх дрібниць.
3. Адміністративні та комерційні витрати: Зарплата бухгалтера, витрати на рекламу, банківське обслуговування. Фінансовий облік має бути повним.

Лише порахувавши та «розмазавши» всі ці витрати на кожну продану чашку, ви побачите реальну прибутковість. І може виявитися, що ваш найпопулярніший напій насправді приносить вам ключовий збиток. Ефективність роботи кожного співробітника також впливає на підсумкову цифру.

Три головні звіти в управлінському обліку ресторану

Щоб побудувати управлінський облік у вашому закладі, потрібно регулярно збирати та аналізувати три головні звіти. Це основа організації обліку.

1. Звіт про рух грошових коштів: скільки грошей у бізнесу насправді

Це найпростіший звіт. Він показує рух грошових коштів — скільки грошей надійшло і скільки пішло з ваших рахунків та каси за період. Він допомагає уникнути касових розривів, але не показує, чи прибуткові ви. Адже закупівля продуктів на місяць уперед — це витрата сьогодні, але вона приноситиме дохід у майбутньому.

2. Звіт про прибутки та збитки: чи працює ваш заклад у плюс

Ось він, головний документ для власника! Звіт про прибутки та збитки зіставляє доходи та витрати саме за звітний період, незалежно від того, коли гроші були сплачені. Саме тут ви бачите чистий прибуток або збиток. Цей фінансовий звіт — головний індикатор ефективності роботи.

3. Баланс: що належить ресторану і кому він винен

Показує, чим володіє ваша компанія (активи) і за чий рахунок (пасиви: ваші або позикові кошти). Це знімок фінансової стабільності вашого бізнесу на конкретну дату. Правильне ведення управлінського обліку неможливе без цього документа.

Організація обліку в ресторані: як автоматизація спрощує процес

Намагатися організувати облік в Excel — шлях самурая: довгий, болісний і з непередбачуваним результатом. Введення даних вручну — джерело помилок, які спотворюють всю звітність.

Сучасне програмне забезпечення та програма обліку в кафе — це порятунок. Автоматизація обліку в кафе дозволяє:

• Відстежувати всі операції в реальному часі.
• Автоматично формувати всі три звіти.
• Контролювати списання та списання продуктів після кожного продажу.
• Спростити інвентаризацію (наприклад, інвентаризація в Syrve або аналогах).

Постановка обліку за допомогою програмного забезпечення — це не розкіш, а необхідність для кафе та ресторанів. Це основа для фінансової прозорості та ефективності управління. Час впровадити систему обліку, яка працюватиме на вас.

Управлінський облік у ресторанному бізнесі — це не нудна бухгалтерія. Це потужний інструмент, який допомагає виявляти слабкі місця, бачити точки зростання та впевнено керувати своїм закладом. Перестаньте гадати, почніть рахувати. І тоді ви точно знатимете, скільки насправді коштує ваше капучино і скільки ви на ньому заробляєте. Готові впроваджувати систему обліку та навести лад у цифрах?