Облік у ресторані з нуля: від списання продуктів до управлінського обліку для ресторанів і кафе

Ви відкрили ресторан чи кафе. Мрія збулася: гості приходять, кухня працює, є перший виторг. Але за ейфорією перших тижнів постає холодне питання: а де ж прибуток? Гроші на рахунках є, але скільки з них справді ваші? Без системи це загадка.

Облік у ресторані — це не нудна бюрократія для бухгалтера. Це приладова панель вашого закладу, яка показує, куди рухається ваш бізнес. Ігнорувати її — все одно що летіти в тумані без приладів. Давайте розберемося, як налаштувати цю систему з самого початку, крок за кроком, щоб не звертатися до підтримки Syrve.

Фундамент вашого закладу: Налаштування обліку на складі

Все починається тут. Ваш склад — це не просто місце для зберігання продуктів, це місце для зберігання ваших грошей. Без контролю він швидко перетвориться на чорну діру. Налаштування обліку на цьому етапі — критично важливе.

Крок 1: Організація обліку запасів та правильне списання продуктів

Чіткий облік на складі будується на трьох китах: приймання, інвентаризація та списання.

1. Приймання товару. Кожна закупівля повинна супроводжуватися накладною. Відповідальний співробітник зобов’язаний звірити фактичну кількість та якість товару з документами. Всі дані одразу заносяться в програму обліку в ресторані. Це основа, без якої подальший облік не має сенсу.
2. Інвентаризація. Регулярна звірка фактичних залишків з даними в системі — єдиний спосіб виявити нестачі, надлишки та крадіжки. Проводити її потрібно щонайменше раз на місяць, а по ключових позиціях (м’ясо, алкоголь) — частіше. Це і є точний облік.
3. Списання. Зіпсовані продукти, їжа для персоналу, пропрацювання — все це має фіксуватися. Правильне списання продуктів — це не спроба приховати втрати, а спосіб їх побачити та проаналізувати. Списання продуктів у ресторані без акта — прямий шлях до збитків.

Від продукту до прибутку: Калькуляція та управління в ресторанному бізнесі

Коли на складі порядок, можна переходити до кухні. Ваша мета — знати точну собівартість кожної страви. Це основа ціноутворення та ключ до прибутковості закладу.

Крок 2: Калькуляція та собівартість — як вести облік у кафе

Тут головним інструментом стають технологічні карти. Це детальний рецепт, занесений до системи обліку, де вказана вага брутто та нетто кожного інгредієнта.

• Створення бази даних. Ви створюєте повну базу даних меню ресторану. Кожна страва та напій отримують свою технологічну карту.
• Автоматичний розрахунок. Сучасні програми для обліку автоматично розраховують собівартість страви на основі закупівельних цін з накладних. Ціна у постачальника зросла? Собівартість одразу перерахувалася.
• Контроль фудкосту. Ви завжди бачите реальний фудкост і можете оптимізувати меню, замінюючи дорогі інгредієнти або прибираючи нерентабельні позиції. Калькуляція перестає бути здогадкою.

Фінансовий та управлінський облік у ресторані: Бачимо повну картину

Отже, ви контролюєте кухню. Час піднятися на рівень вище і подивитися на фінансові показники всього закладу. Тут облік у ресторанному бізнесі поділяється на два потоки.

Крок 3: Бухгалтерський облік – контроль доходів та витрат

Бухгалтерський облік — це ваша офіційна звітність для держави. Він включає ведення бухгалтерського обліку, податки, облік робочого часу та розрахунок заробітної плати. Його головне завдання — дотримання закону.

Фінансовий облік — це ширше поняття. Він відстежує абсолютно весь рух грошей: доходів та витрат. Ви повинні бачити кожну витрату, від оренди до купівлі серветок. Тільки так можна скласти реальну картину фінансової стабільності.

Звітність та автоматизація: Як оптимізувати бізнес за допомогою даних

Зібрати дані — це пів справи. Головне — правильно їх використовувати. Управлінський облік у ресторані — це мистецтво приймати рішення на основі цифр.

Крок 4: Ключові фінансові показники для управління рестораном

Вам не потрібно бути фінансовим генієм, щоб керувати бізнесом. Достатньо регулярно дивитися на кілька ключових звітів, які генерує ваша система обліку в ресторані.

• Щодня: Звіт про продажі. Які страви продаються найкраще? Який середній виторг?
• Щотижня: Звіт про рух товарів. Які продукти закінчуються швидше? Де є надлишки?
• Щомісяця: Звіт про прибутки та збитки (P&L). Це головний документ власника. Він показує чистий прибуток після вирахування всіх витрат.

Автоматизація — це те, що робить усі ці кроки реальними. Намагатися вести управлінський облік у зошиті — шлях у нікуди. Сучасна програма обліку в ресторані є центральною нервовою системою бізнесу. Вона об’єднує бухгалтерський та управлінський облік, може включати модулі, як-от програма для служби доставки їжі і наприклад, з хорошою підтримкою Syrve, дозволяє впроваджувати чіткий облік з першого дня. Така система допомагає організувати облік та підвищує ефективність управління.

Налаштування обліку в ресторанному бізнесі — це не разова дія, а постійний процес. Але заклавши правильний фундамент із самого початку, ви перетворюєте свій заклад із “чорної скриньки” на зрозумілий та керований механізм. Питання лише в тому, чи готові ви стати пілотом свого бізнесу, а не просто його пасажиром?