Інвентаризація в кафе: види, правила проведення та оформлення документів

Інвентаризація виявляє реальний стан запасів. Власники кафе часто виявляють розбіжності на 10-15% між обліковими записами та фактичними залишками. Нестачі, псування продуктів, помилки при списанні — все це спливає при складанні обліку.

Проводити інвентаризацію потрібно регулярно, а не тільки перед перевірками. Чим частіше контролюєте залишки, тим швидше знаходите проблеми. Складський облік у кафе автоматизує процес і скорочує час підрахунку з кількох годин до 20-30 хвилин.

Види інвентаризації та коли починати

Повний підрахунок охоплює всі товари на складі, кухні, в барі. Проводять раз на квартал або при зміні матеріально відповідальної особи. Перевіряють продукти, напої, інвентар, заготовки.

Окремий вид — вибіркова перевірка критичних позицій. Алкоголь, каву, м’ясо рахують частіше, іноді щодня. Ці товари дорожчі та продаються швидше, контроль тут жорсткіший.

Позапланова інвентаризація запускається при підозрі на крадіжку або серйозних розбіжностях в обліку. Якщо програма показує одні відомості, а фізично продуктів менше — необхідність термінової перевірки очевидна.

Починати варто з відкриття закладу. Перша процедура фіксує стартові залишки, від яких йде подальша витрата. Без цього неможливо відстежувати рух товарів коректно.

Як проводити інвентаризацію самостійно

Підрахунок вимагає підготовки. Призначити комісію з кількох співробітників, щоб виключити маніпуляції з боку матеріально відповідальних осіб, мінімум дві людини перераховують, третя записує.

Потрібно проводити перевірку після закриття зміни або в неробочий час. Під час продажів точний підрахунок неможливий — товар постійно переміщується між складом та кухнею.

Термін придатності перевіряють звичайним чином паралельно з підрахунком кількості. Прострочені продукти списують окремим рядком. Продукти харчування вимагають особливої уваги до дат — молочні продукти, зелень, випічка псуються швидко.

Результати заносять у таблицю або спеціальну форму. Фіксують найменування, одиницю виміру, облікову кількість, фактичну кількість, різницю. Виправляти записи заднім числом заборонено — це порушення.

Система обліку в кафе дозволяє вести інвентаризацію в електронному вигляді. Скануєте товар — програма підтягує обліковий залишок, ви вводите фактичний. Різниця рахується автоматично.

Автоматизація процесу через POS-систему

Автоматизація спрощує проведення інвентаризації в рази. POS-система зберігає відомості по кожній позиції, знає рух з часу останньої поставки.

Система списує продукти при приготуванні страв за технічними картами. Офіціант пробиває замовлення на лате — програма віднімає молоко, каву, сироп. Теоретична витрата завжди під контролем.

Аналіз розбіжностей виявляє проблемні зони. Якщо за меню має піти 10 літрів молока, а фактично пішло 12 — проблема в приготуванні або крадіжці. Персонал може наливати більше норми або виносити товар самостійно.

Спосіб інтеграції з накладними постачальників економить час. Завантажуєте документ від постачальника — система додає товар на склад автоматично. Вибирати вручну кожну позицію не потрібно.

Управління запасами стає прозорим. Бачите що закінчується, що пора замовляти, що лежить без руху. Рішення по закупівлях приймаєте на основі фактів, а не здогадок.

Робота з розбіжностями та збереження даних

Розбіжності бувають завжди. Звичайний показник — до 2-3% від обороту. Вище — необхідність розбиратися в причинах та контролювати процеси жорсткіше.

Уникати списань неможливо. Продукти псуються, скло б’ється, частина товару втрачається при обробці. Правильний облік враховує природні втрати та відділяє їх від крадіжок або помилок.

Збереження результатів інвентаризації обов’язкове. Документи зберігають мінімум три роки для перевірок. Електронний облік спрощує архівацію — всі відомості в системі, доступ по кліку.

Syrve бухгалтерія інтегрується з бухгалтерським ПЗ. Результати інвентаризації передаються напряму, дублювання даних виключено. Встановити зв’язку займає один день, далі все працює автоматично.

Прибуток напряму залежить від точності обліку. Недооблік на 5% означає втрату значної частини маржі. Кав’ярні або невеликому кафе це критично — різниця між прибутком та збитком може бути саме в цих відсотках.

Часті помилки при інвентаризації

Пропуск позицій — типова проблема. Співробітник забуває про запас у підсобці або заготовки в холодильнику. Кухня має кілька зон зберігання, все потрібно перевіряти.

Підрахунок під час роботи закладу дає спотворені відомості. Товар переміщується, щось продалося, щось готується. Точність у таких умовах неможлива.

Відсутність документального оформлення створює проблеми при перевірках. Усний підрахунок не має юридичної сили. Системі потрібні зафіксовані дані для коригування залишків.

Ігнорування терміну придатності призводить до штрафів та репутаційних ризиків. Продукт із закінченим терміном має списуватися одразу, а не враховуватися як придатний товар.

Restasystem працює із закладами харчування будь-якого формату. Кав’ярень, ресторану, мережевих точок — скрізь необхідність у точному обліку однаково важлива. Перша інвентаризація в програмі займає час на навчання. Друга вже втричі швидша.

Від разових перевірок до системного обліку

Проводити інвентаризацію регулярно — основа контролю над бізнесом. Товар на складі повинен співпадати з обліковими записами, інакше ви втрачаєте гроші.

Автоматизація процесу через POS-систему скорочує трудовитрати та підвищує точність. Проводити облік вручну можна, але це довго та загрожує помилками. Сучасні рішення роблять завдання простішим та швидшим.

Інвентаризація в кафе — не формальність для перевірок, а інструмент управління. Регулярний контроль допомагає уникати нестач, вчасно замовляти товар, контролювати персонал та зберігати прибутки.